Utfordringer i bydelen
Liten til ingen innsikt i bruken av vikarbyrå utover en faktura pr. mnd. Det gjør det vanskelig å styre mot redusert vikarbyråbruk. Ønsker å ha et bedre system for vikarhåndteringen.
Styrere bruker for mye tid på å skaffe vikar. Bydelen bruker ca. 30 min per dag, per leder, per barnehage på strukturering av vikarer – Et årsverk totalt.
Bydelen ønsker å bruke de gode vikarene hyppigere og i flere barnehager.
Bydelen ønsker felles rekruttering av ressurser til poolen.
Politisk press for mindre bruk av bemanningsbyråer.
Hvordan kunne Stepifi hjelpe?
Få bedre innsikt og kontroll på vikarbruken ved å innføre Stepifi Insight Dashboard
Spare tid ved booking av vikarer ved å innføre Stepifi Smart App
Sørge for at de «beste» vikarene kan jobbe på flere lokasjoner ved å innføre Stepifi Digital Ressurs Pool
Sørge for at alle barnehagene kan rekruttere til sin egen pool ved å innføre Stepifi Rekruttering
Redusere (les fjerne) bruken av bemanningsbyrå.
Pilotering
Gjennomførte pilot på 6 barnehager fra august 2018 til november 2018
Gode tilbakemeldinger fra styrere på brukervennlighet av app
Vellykket opplæring av brukere
De gode vikarene blir brukt oftere
Barnehagene fikk tilgang til en digital pool med ressurser
Resultat
Stepifi fungerte så bra at bydelen valgte å kjøpe tjenesten og rulle ut til alle barnehagene
Full implementering
Rullet ut til 19 barnehager i februar 2019
Gode tilbakemeldinger fra styrere på brukervennlighet av app
Vellykket opplæring av brukere
Nesten ingen supporthenvendelser
Bydelen booket 4500+ timer første halvår
Nesten 80 ressurser i poolen og økende
Reduserte tiden brukt på booking av vikarer med 95%
Resultat
Stepifi fungerer som planlagt – Bydelen har gitt instrukser om at Stepifi nå skal fungere som det primære booking- og rekrutteringsverktøyet
Rekruttering
Klikk her for å se rekrutteringssiden
Rullet ut felles rekruttering i april 2019
Rullet ut digital annonsering samme måned
Bydelen mottok over 20 søknader på under en uke
Barnehagen som er nærmest søkeren geografisk foretar HR-prosessen
Bydelen har doblet størrelsen på sin pool
Resultat
Rekrutteringsdelen har fungert over all forventning. Alle jobber sammen mot et mål.
Effekten med Stepifi
95% reduksjon av tiden brukt på å finne en vikar
40%+ reduksjon i bruken av bemanningsbyrå
Bedre kvalitet da ressurser jobber på flere barnehager
Rollebasert innsikt gir bedre oversikt og kontroll
Felles rekruttering til egen pool fungerer